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Zurück ins Büro! Nur wie? Warum hybrides Arbeiten neue Impulse braucht
Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsumfeld ist heute wichtiger denn je – das hat sich nicht erst nach der Pandemie gezeigt. Wir sind schon lange zurück im Büro, doch fast jede/r Dritte arbeitet zumindest teilweise von zu Hause aus – und mehr als 70% der Erwerbstätigen begreifen das als Gewinn für Work-Life-Balance und fokussiertes Arbeiten, wie just eine Studie1 der Unternehmensberatung PwC ergab. Deutsche Unternehmensleitungen sehen das allerdings anders. Eine KPMG-Studie2 zeigt, dass zwei Drittel der 125 Befragten sich ihre Mitarbeitenden mittlerweile zurück an die Firmenschreibtische wünschen. Als Lockmittel kann sich jeder Vierte sogar Gehaltserhöhungen oder Beförderungen vorstellen. Handelsriese Amazon hingegen greift durch und führt ab 2025 die Präsenzpflicht im Büro wieder ein.
Aber ist das der richtige Weg? Ist es nicht vielmehr so, dass die Arbeitswelt so kreativ, inspirierend und kommunikativ gestaltet werden sollte, dass Menschen dort lieber Zeit verbringen, als allein zu Hause vor dem Laptop zu sitzen? Produktivitätsschübe im Home-Office sind unbestritten, vorausgesetzt, sie finden in der richtigen Mischung zu Präsenz im Unternehmen statt. Für uns bei CSMM lautet die Frage: Wie lassen sich Arbeitsorte ideal gestalten und welche Funktion sollen sie in der Zukunft erfüllen? Wir beschäftigen uns seit Jahrzehnten täglich mit dieser Fragestellung und haben – auf aktuelle Forschung gestützt – fünf Thesen zur Arbeitsumgebung von morgen formuliert.
1. These: Oxytocin out of office: Wenn Home-office die Hormone in den Feierabend schickt.
Nein, das ist kein Plädoyer für Affären am Arbeitsplatz. Wir beziehen uns auf neue Erkenntnisse aus der Wissenschaft. Anja Gerlmaier vom Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ) der Uni Duisburg, erläutert: „Es gibt Studien, die zeigen, dass Personen, die ständig Videokonferenzen miteinander machen und sich eigentlich kaum oder gar nicht persönlich kennen, weniger vom Bindungshormon Oxytocin produzieren.“3 Auch Forscher:innen der Uni Münster fanden heraus, „dass ein höheres Ausmaß an Home-Office mit einem stärkeren Gefühl sozialer Isolation und einer geringeren Identifikation mit dem Arbeitgeber einhergeht“.4
Neben der Stimmung leidet auch die Kreativität unter zu viel Home-Office: Menschen, die gemeinsam in einem Raum Ideen entwickeln, sind bis zu 20 Prozent kreativer als diejenigen in einem Videocall, das zeigt ein Experiment5 des Wissenschaftsmagazins „Nature“. Melanie Brucks von der Columbia University und Jonathan Levav von der Stanford University ließen 300 Versuchspaare zur ungewöhnlichen Nutzung einer Frisbee in Luftpolsterfolie brainstormen. Die Hälfte der Paare saß zusammen in einem Raum, die andere kommunizierte im Videocall. Das Ergebnis überrascht uns nicht: Es entstanden nicht nur weniger Ideen in den digitalen Begegnungen, die Einfälle waren auch weniger kreativ. Interessanter Hintergrund dazu: Wer mit anderen in einem Raum sitzt, lässt den Blick über die Arbeitsumgebung schweifen. Menschen in Videokonferenzen hingegen fokussieren eine digitale Kachel. Virtuelle Kommunikation schmälert also das Sichtfeld und damit die Möglichkeit zu gedanklicher Weite.
Bei CSMM haben wir von Beginn an für ein bis zwei Tage Home-Office plädiert. Das moderne Büro wird digital und real zugleich sein. Konzepte für Unternehmen haben wir von vornherein dahingehend gestaltet, dass Mitarbeitende an drei bis vier Tagen pro Woche ansprechende Arbeitsplätze in Büros vorfinden, bei denen das Equipment ebenso stimmt wie die Atmosphäre. Klingt kompliziert, finden Sie? Unsere Erfahrung: Mit der richtigen Gestaltung konnten wir verwaiste Büros wiederbeleben.
So geschehen bei der Neugestaltung des Reply-Labs im legendären FIAT-Gebäude Lingotto in Turin, für das CSMM ein individuelles Corporate Interior Design-Konzept umgesetzt hat. Seit 2016 haben wir bereits mehr als 42.000 Quadratmeter Bürofläche für das IT-Beratungsunternehmen geplant und ausgestattet. In Lingotto entstanden innovative Forschungs-, Erlebnis- und Arbeitsräume, die nicht nur die Kundenbeziehungen stärken, sondern auch Impulse ins Reply-Team senden. In den Gemeinschaftsflächen finden zahlreiche sportliche Aktivitäten statt, es gibt einen Clubbereich mit DJ-Pult, hängende Gärten, einen Gaming-Room mit alten Automaten und gastronomische Angebote, die Raum für Geselligkeit und Austausch bieten. Und das spürt man. Das Gebäude ist komplett belegt, weil es attraktiver ist als das Home-Office, Hier findet Kommunikation, Forschung und Entwicklung statt, hier blicken die Teams in die Zukunft.
Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsumfeld ist heute wichtiger denn je – das hat sich nicht erst nach der Pandemie gezeigt. Wir sind schon lange zurück im Büro, doch fast jede/r Dritte arbeitet zumindest teilweise von zu Hause aus – und mehr als 70% der Erwerbstätigen begreifen das als Gewinn für Work-Life-Balance und fokussiertes Arbeiten, wie just eine Studie1 der Unternehmensberatung PwC ergab. Deutsche Unternehmensleitungen sehen das allerdings anders. Eine KPMG-Studie2 zeigt, dass zwei Drittel der 125 Befragten sich ihre Mitarbeitenden mittlerweile zurück an die Firmenschreibtische wünschen. Als Lockmittel kann sich jeder Vierte sogar Gehaltserhöhungen oder Beförderungen vorstellen. Handelsriese Amazon hingegen greift durch und führt ab 2025 die Präsenzpflicht im Büro wieder ein.
Aber ist das der richtige Weg? Ist es nicht vielmehr so, dass die Arbeitswelt so kreativ, inspirierend und kommunikativ gestaltet werden sollte, dass Menschen dort lieber Zeit verbringen, als allein zu Hause vor dem Laptop zu sitzen? Produktivitätsschübe im Home-
Office sind unbestritten, vorausgesetzt, sie finden in der richtigen Mischung zu Präsenz im Unternehmen statt. Für uns bei CSMM lautet die Frage: Wie lassen sich Arbeitsorte ideal gestalten und welche Funktion sollen sie in der Zukunft erfüllen? Wir beschäftigen uns seit Jahrzehnten täglich mit dieser Fragestellung und haben – auf aktuelle Forschung gestützt – fünf Thesen zur Arbeitsumgebung von morgen formuliert.
2. These: Das neue Büro braucht neue Führung. Die Fläche muss stimmen, aber die Organisation muss sich auch anpassen
Den Studien aus These 1 zum Trotz: Das Home-Office wird fester Bestandteil der Arbeitswelt von morgen bleiben. Und das hat gute Gründe, allen voran einen ganz pragmatischen: Viele Unternehmen haben aus Kostengründen den Platz in ihren Büros reduziert und können gar nicht mehr allen Mitarbeitenden an fünf Tagen der Woche einen Arbeitsplatz anbieten. Deshalb gilt es, den Trend zum hybriden Arbeiten gut zu organisieren.
Dennoch hat sich bisher nur jede fünfte Führungskraft mit der neuen Arbeitswelt im Rahmen einer Fortbildung befasst. Das zeigt die Konstanzer Homeoffice Studie6 des Future of Work Lab, das zu nachhaltigen und langfristig erfolgreichen, flexiblen und mobilen Führungs- und Arbeitsmodellen forscht. Dabei wird eins deutlich: Hybride Modelle brauchen eine besondere Form der Unternehmensleitung. Gut geschulte Führungskräfte können mit der Gestaltung ihrer Rahmenbedingungen eine nachhaltige und erfolgreiche Transformation der Arbeitswelt erreichen.
Die Unternehmen jedenfalls haben sich auf den Weg gemacht, die Gestaltung ihrer Flächen neu zu bewerten, so zeigt es die eingangs genannte PwC-Studie: „Während in unseren Vorstudien noch die Frage nach Flächenreduktionen stark im Vordergrund stand, wird heute bei den meisten Marktteilnehmern deutlich, dass es vorwiegend um Änderung der Ausstattung und Grundrissgestaltung bei gleichbleibender Fläche geht“, so David Rouven Möcker, Partner Real Estate bei PwC Deutschland. „Die Qualität der Flächen in Bezug auf Nachhaltigkeit und ‚Wellbeing‘ der Mitarbeiter spielt vor den verstärkten Diskussionen um das Thema ESG [Environmental, Social und Governance] eine sehr große Rolle.“
Ein Beispiel, wie das gehen könnte, zeigt das Digitalunternehmen Team Neusta. Seine 1.200 Mitarbeitenden arbeiten im gesamten DACH-Raum an mehreren Orten in einem Desk-Sharing-Modell. Papiere und persönliche Dinge kommen am Ende des Tages in ein Schließfach. Zur Schreibtischbuchung wird eine App genutzt. In der sieht man auch, wann welche Kolleg:innen vor Ort sind und kann sich einen Schreibtisch daneben oder gleich einen gemeinsamen Raum buchen. So kann hybrides Arbeiten funktionieren.
Wir plädieren dennoch für Büros, die so flexibel gestaltet sind, dass alle Mitarbeitenden immer einen Arbeitsplatz finden. Dafür richten wir sogenannte Home-Zones ein, bei denen den Teams und Abteilungen feste Bereiche zugeteilt sind. Ein Konzept, das aufgeht - ausgestattet mit Infrastruktur, die agile Arbeitsmöglichkeiten bietet, fördert es Teamgeist und Bindung. Das Ziel: eine konstante Auslastung über die gesamte Woche zu erreichen und zugleich innerhalb der Teams ein starkes Gefühl der Verbundenheit zu fördern.
3. These: Lage, Lage, Lage! Die Umgebung des Arbeitsortes zählt.
Ein Blick auf den Verkehr zeigt es: Die analoge Arbeitswelt findet von Dienstag bis Donnerstag statt. Verkehrspeaks zur Wochenmitte sind klar erkennbar, während in den Wochenrandzeiten die Fahrt zum Büro wesentlich schneller zu bewältigen ist. Was also tun gegen verwaiste Büros am Montag und Freitag? Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden ins Büro zurückholen möchten, setzen auf den „Flight to quality“. Was in Investmentkreisen den Fokus auf sichere Assets im Portfolio in Krisenzeiten bedeutet, lässt sich auf Büroimmobilien gut übertragen. Um es kurz zu sagen: Die Lage sticht.
Es muss allerdings nicht immer das Büro im Zentrum sein. Prof. Dr. Andreas Knie vom Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) beispielsweise sieht die Lösung in der Dezentralisierung von Büros:7 Kleine flexible Hubs mit Kinderbetreuung und attraktivem Angebot. Gerade ist mit „Clockwise“ in Bremen ein Gebäude für derartige Nutzungen entstanden: Fünf Stockwerke mit Büros aller Größen und Gemeinschaftsbereichen mit Küche, dazu sogenannten Zoom-Boxes für digitale Konferenzen. Es gibt Frühstücksangebote, Workshops und Happy Hour – kurz unterschiedliche Anreize, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden bieten können, um sie zurück zur Zusammenarbeit mit Kolleg:innen zu bringen.
Das zeigt, wovon wir überzeugt sind: Infrastrukturelle Attraktivität zieht die Mitarbeitenden zurück ins Büro, auch wenn es sich nicht direkt in der Innenstadt befindet. Der Mehrwert, den die Lage des Arbeitsplatzes ausmacht, hat viele Gesichter – von guter Kinderbetreuung über Einkaufsmöglichkeiten bis hin zu Sport- und Kulturangeboten in der Nähe. Auch wenn in attraktiven Lagen die Mieten höher sind – bei CSMM wissen wir, dass sich diese Investition in Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung lohnt. Lieber eine qualitativ hochwertig ausgebaute etwas kleinere Fläche in guter Lage als das verwaiste Großbüro im Industriegebiet.
Diese Büros werden dann auf hohem Niveau attraktiv und mit Blick in die Zukunft ausgebaut: flexibel, modular und langfristig attraktiv. Gerade haben wir von CSMM den Münchner Standort der Kanzlei Finnegan im Lehel Carree als Generalplaner begleitet – von der Anmietung über Konzeption, Planung und Gestaltung bis hin zu Projektüberwachung. Die neuen Büros sind flexibel, erweiterbar und passen sich den Bedarfen und Wachstumszielen einer modernen Kanzlei agil an. Die Entscheidung von Finnegan für diese attraktive Lage, die infrastrukturell keine Wünsche offenlässt, wird sich auszahlen, davon sind wir überzeugt.
4. These: Mittelmäßige Büroflächen führen zu mittelmäßigen Entscheidungen
Bei CSMM wissen wir: Architecture matters. Oder anders gesagt: Exzellent gestaltete Räume wirken energetisierend und motivierend. Genau so sehen das auch Dr. Christoph Quarch, Philosoph und Gründer von akademie_3 sowie Prof. Jan Teunen. In ihrem gemeinsamen Thesenpapier „Adieu Tristesse“ plädieren sie dafür, der Mittelmäßigkeit in Unternehmen ein Ende zu bereiten: „Sicht- und spürbar wird die Dominanz der Mittelmäßigkeit von Unternehmen in der Arbeitsumgebung, die sie sich erschaffen. Unübersehbar wuchert sie in zahlreichen Bürogebäuden. Büros sind mittelmäßig, wenn sie denen, die in ihnen arbeiten, nichts zu sagen haben. Sie sind stumm, weil sie die Menschen nicht ansprechen. […] Das ist immer dann der Fall, wenn sie nur nach funktionalen Nützlichkeitserwägungen eingerichtet werden.“8
In solchen mittelmäßigen Räumen stehen Rationalität und Ergonomie auf der Prioritätenliste ganz oben – mit Sicherheit wichtige Entscheidungskriterien, die aber ignorieren, dass das Wesen des Menschen mehrdimensional ist. Es braucht soziale Interaktion, Sinnesanreize und Identifikation mit der Unternehmenskultur, um energetisch und kreativ zu sein. Wir bei CSMM sehen uns als Berater:innen und Kurator:innen, die Unternehmenskultur in Räumen sicht- und spürbar machen. Dabei denken wir neben ästhetischen Gesichtspunkten auch ökonomische, ökologische und soziokulturelle Aspekte mit.
Die langfristige Nutzbarkeit von Arbeitsräumen ordnet sich dabei dennoch nicht unter. Denn Unternehmen sind heute immer in Bewegung, und so müssen sich auch die Räumlichkeiten den Veränderungen flexibel anpassen können. In unseren Augen sind Büroräume in ihrer Wandelbarkeit keineswegs nüchtern. Sie lassen sich veränderten Umständen anpassen, neu-, um- und wieder rückbauen, ohne den Cradle-to-Cradle-Ansatz aus dem Blick zu verlieren. Die Räume von morgen schaffen in ihrer Vielfalt bestmögliche Bedingungen für ihre Nutzer:innen. Es sind hybride Bauten, die nicht nur der Arbeit dienen, sondern bestenfalls durch zusätzliche Funktionen abseits vom Arbeitskontext bestechen: von der Kita über Bewegungs- und Sportangebote bis hin zu Gastronomie.
An solchen Orten, an denen die Menschen gern zusammenkommen, zusammenarbeiten, essen und einen Teil ihres Lebens mit Genuss verbringen, entstehen mit Sicherheit exzellente Entscheidungen. Hier stärken Unternehmen ihre Kultur und Mitarbeiterbindung. Und das ist die Grundlage für langfristige wirtschaftliche Erfolge.
5. These: Das Büro ist ein Ort der Identifikation und Arbeitnehmer-bindung. Hub & Home ist die Zukunft
Als Architekt:innen arbeiten wir in dem Bewusstsein, dass nichts unmittelbarer wirkt als der uns umgebende Raum – und zwar nicht nur im Hinblick auf Wohlbefinden und Ästhetik, sondern auch auf Strukturen und Prozesse. Sorgfältig gestaltete Räume sind in unseren Augen ein Motor für Motivation und Innovation.
Doch welche Funktion sollen die Büros von morgen übernehmen? Wir beobachten in der heutigen Bürolandschaft zu 80% Notwendigkeitsräume. Eine verschenkte Chance! Denn inspirierende Arbeitsorte sind emotionales Bindemittel an die Unternehmenskultur. Dennoch verzeichnen viele Büros nur noch eine Auslastung von 45 Prozent. Nicht umsonst hat bei Arbeitgebern ein Umdenken stattgefunden. Geschäftsführende kleiner und mittelgroßer Unternehmen wünschen sich keine Reduktion, sondern eine Umgestaltung der Flächen in Bezug auf Ausstattung und Grundriss – das ergab eine Trendstudie des Deutschen Innovationsinstituts für Nachhaltigkeit und Digitalisierung (diind).9 „Die Qualität der Flächen in Bezug auf Nachhaltigkeit und ‚Wellbeing‘ der Mitarbeiter spielt vor den verstärkten Diskussionen um das Thema ESG eine sehr große Rolle“, erklärt David Rouven Möcker, Partner Real Estate bei PwC Deutschland.
Es gilt also, das Büro als Möglichkeitsraum neu zu denken, die Nutzer:innen in den Fokus zu rücken und die Bedürfnisse der einzelnen Gruppen zu berücksichtigen. Das Home-Office darf dabei als erweiterter Möglichkeitsraum ein fester Bestandteil des modernen Arbeitens bleiben und ist intelligente Ergänzung ebenso wie gezielt genutzter Rückzugsort zum konzentrierten Arbeiten.
Durch ein durchdachtes, individuelles Konzept wird das Büro zum Hub & Home: Die vorher getrennten Systeme „Hub“ (das Büro als sozialer Knotenpunkt) und „Home“ (das Zuhause) verbinden sich. Im Hub kommen die Mitarbeitenden zusammen, entwickeln gemeinsame Ideen. Dafür bieten die Büros von morgen Begegnungs- und Kommunikationsflächen. Als Home begreifen die Mitarbeitenden es in Form einer sinnstiftenden Unternehmensheimat.
Folgerichtig sehen wir den Aus- und Umbau von Büroflächen als interdisziplinären Prozess, der praktisch nie endet. Jedes Büro sollte immer wieder an neue Anforderungen anpassbar sein, die Gestaltung muss prozessorientiert gedacht werden. Flexibel nutzbare Räume lassen sich mit Trennwänden oder Möbeln schnell in kleinere Ruheinseln verwandeln – und ebenso wieder als agile Kollaborationsflächen umgestalten. Die Frage ist also nicht die nach einem Wieviel an Quadratmetern, sondern die nach der Zielsetzung, mit der sich eine Fläche zeitgemäß gestaltet werden kann, um Agilität und Produktivität zu fördern. Das Büro muss zu einem Sehnsuchtsort mit Erlebnisaspekt werden, der motiviert, dorthin zu gehen.
Quellen:
1 https://www.pwc.de/de/pressemitteilungen/2023/home-sweet-homeoffice.html#:~:text=Rund%2062%20Prozent%20der%20Arbeitnehmer,im%20Jahr%202020%20konstant%20hoch
2 https://kpmg.com/de/de/home/media/press-releases/2023/10/ceos-erwarten-rueckkehr-ins-buero-in-kommenden-3-jahren.html
3 Zurück ins Büro – Was vom Homeoffice bleibt“. Eine Sendung von Dirk Asendorpf für den SWR, 29.06.24
4 https://www.wiwi.uni-muenster.de/fakultaet/de/news/3746
5 https://www.nature.com/articles/s41586-022-04643-y
6 https://www.polver.uni-konstanz.de/kunze/konstanzer-homeoffice-studie/
7 https://www.wzb.eu/de/personen/andreas-knie
8 https://office-roxx.de/2021/05/31/adieu-tristesse-raus-ins-exzellente-bueros/
9 https://diind.de/wp-content/uploads/2023/12diind_TrendStudie_ZukunftDesArbeitens.pdf
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