Sony Music München

Ausgangssituation

Nach der geschäftlichen Trennung von der Bertelsmann Gruppe soll Sony Music an einem neuen Standort wieder eine eigene Unternehmensidentität erhalten. Diese soll sich in der Adresse, der Art des Bürokonzeptes und der Arbeitskultur widerspiegeln.

Analog zur Unternehmenskultur von Sony, die an anderen Standorten in der Welt bereits selbstverständlich gelebt wird, ist das Ziel der räumlichen Umstrukturierung in erster Linie der Wechsel von klassischen Einzel- und Doppelbüros aus der ehemaligen Verlagsstruktur hin zu einer offenen, kommunikativen Bürowelt.

Der Schritt hin zu einem modernen flexiblen Büro soll die Kommunikation zwischen den Abteilungen und den Labels stärken und fördern sowie flexibel auf die Anforderungen der Zukunft des Unternehmens reagieren können. Aus diesen Vorgaben konnte ein konkretes Anforderungsprofil erstellt werden, anhand dessen die vom Maklerhaus CBRE zusammengestellten Immobilien in Bezug auf Lage, Infrastruktur, Effizienz und Flexibilität bewertet werden konnten.

Die Wahl fiel auf den Standort „neue balan“, ein revitalisiertes Büro- und Gewerbeareal im Münchner Süden, das auf seinem „Campus der Ideen“ vielfältige Nutzungen von loftartigen Büroflächen über Werk- und, Bildungsstätten bis zu Nahversorgungs- und Infrastruktureinrichtungen bietet. Mit dem neu erstellten Bau des „Haus 31“ wurde der besondere ästhetische Industrieflair der 1950er Jahre durch Fassaden im reduzierten Bauhaus-Stil mit überhöhter schwarz/weiß-Kontrastierung neu aufgelegt; zugleich berücksichtigt das Gebäude heutige Anforderungen an Energieeffizienz und Nachhaltigkeit. Der rohe, industrielle Charakter des Neubaus erlaubt maximale Flexibilität in der Nutzung und hohen technischen Standard für die Schaffung moderner Arbeitswelten.

Die Herausforderungen und die Chancen, die sich aus räumlichen Veränderungen ergeben, sind vielfältig. Der Wechsel des Standorts und des Bürokonzeptes trägt dazu bei, dass eingeschliffene Arbeitsabläufe neu bewertet und optimiert werden, sowie neue Bereiche für Arbeiten und Kommunikation geschaffen werden.

Über das klassische Nutzerbedarfsmanagement hinaus begleitete CSMM außerdem den Wechsel von der vollserviciert durch Bertelsmann bereitgestellten Bürofläche in die Eigenständigkeit an einem neuen Standort mit dem Betrieb eigener Shared Services wie Poststelle, IT und Facility Management. Im Changemanagement wurde ebenfalls der mit den Veränderungen einhergehende kulturelle Wandel von CSMM moderiert. Um das bestmögliche Ergebnis für das spezielle Anforderungsprofil einer Music Company zu erarbeiten, wurde das Betriebs- und Bürokonzept von Beginn an gemeinsam mit den Nutzern entwickelt.

Die grundsätzliche Herangehensweise von CSMM unterscheidet sich dabei vom herkömmlichen Prozess „Raumprogramm – Belegungsplanung – Umsetzung”. Die Fragestellung setzt tiefer in der  Struktur der Arbeitswelt  an – bei der Frage nach Arbeitsprozessen und ihren Optimierungspotentialen, den zu vermittelnden Werten des Unternehmens, der Kommunikations- und Führungskultur; aus den Antworten auf diese Fragen wird schließlich das passende Bürokonzept entwickelt. Statt verfrüht visuelle Bildwelten aufzubauen, werden zuerst die Rahmenbedingungen des Projekts sowie die Optimierungspotentiale der Prozesse festgelegt. Denn oberste Priorität, neben einer ansprechenden Gestaltung, hat die Organisation der Büroarbeitsprozesse zur Steigerung der Wertschöpfung.

Für Sony wurde ein von CSMM aufgesetztes und moderiertes 3-stufiges Workshopverfahren angewandt, bei dem gemeinsam mit der Geschäftsführung, der internen Projektsteuerung und Vertretern aller Abteilungen die Grundlagen für die weitere Belegungsplanung erarbeitet werden konnten.

Im Fall von Sony besteht die Besonderheit des Anforderungsprofils in einem Mix aus „normalen” Arbeitsplätzen mit typischen Anforderungen an Büroaufgaben sowie einem Teil besonderer Arbeitsplätze, die aus den speziellen Bedürfnissen des Musikbusiness entstehen. Für die Music-Boxen, in denen berufsbedingt Musik gehört wird, muss das Thema Akustik und Medientechnik intensiver hinterfragt werden, ebenso wie es Orte der Ruhe und Konzentration oder des spontanen Brainstormings geben muss. Um sich der Komplexität der Aufgabenstellung in greifbaren Schritten anzunähern, wurden die gesammelten Anforderungen in drei Teilprojekte – Arbeitsplätze, IT und Sonderbereiche – geclustert und in verschiedenen Schritten und Entscheidungsträgern ausgearbeitet.

Dass die Realisierung nicht nach dem Top-Down-Prinzip entschieden wurde, sondern als gemeinsam erarbeitetes Ergebnis umgesetzt werden konnte, spricht für die Weitsicht der Geschäftsführung. Die frühzeitige Einbindung der Vertreter der Abteilungen ist von Vorteil für die spätere Akzeptanz des räumlichen Wandels und der kulturellen Identität.

CSMM stellt hierbei das Spielfeld zur Verfügung, für dessen Bespielung das Unternehmen und die Mitarbeiter Sorge tragen müssen. Ein begleitendes Projektbuch hält die Prozesse und Schritte zur Entscheidungsfindung, Budget- und Terminvorgaben transparent für alle Beteiligten nachvollziehbar fest.

"Mit dem Umzug in die "Neue Balan" haben wir bei Sony Music Entertainment ein neues Kapitel aufgeschlagen: Offenheit, Design und Technologie haben unser neues Office zu einem Ort der Kreativität und Begegnung gemacht. Und so sind wir übrigens erfolgreich auf unsere Transformationsreise vom Plattenlabel zur digitalen Entertainmentcompany gestartet." Philip Ginthör