Die fünf Todsünden bei der Planung von Großraumbüros

München, 17. August 2017. Immer mehr Unternehmen setzen auf die Einrichtung von Großraumbüros. Davon sind nicht alle Mitarbeiter begeistert. „Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen. Aber nur durch eine gute Planung und Umsetzung lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet, nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen“, sagt Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer der conceptsued gmbh. Das deutschlandweit sowie in Österreich aufgestellte Beratungsunternehmen unterstützt nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und Neugestaltung von Gewerbeimmobilien. Timo Brehme erklärt, welche gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig begangen werden – und wie sie vermieden werden können.

Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Timo Brehme: „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte.“

Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine Stimme

Um die 1990er Jahre geborene Generationen sind in einer globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft schon im Grundschulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit ist das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert. „Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‚Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden – und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens“, sagt Brehme. Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: „Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein.“

Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten. „Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen.“