Bottom-up statt top-down: CSMM begleitet erfolgreich den Kulturwandel bei Herbert Smith Freehills LLP

München – Frankfurt, 06. Februar 2023: CSMM, das Beratungs- und Planungsunternehmen für Büroarchitektur und Arbeitsweltkonzeption, hat die Anwaltskanzlei Herbert Smith Freehills LLP (kurz: HSF) bei der Evaluation, Planung und Gestaltung ihrer neuen Büroflächen in Frankfurt am Main begleitet. Der Umzug in die neuen Flächen im Frankfurter Marienturm diente als Startschuss für eine Neuordnung der Arbeitsstrukturen in der Kanzlei. Bereits der Prozess leitete einen Kulturwandel innerhalb der Law Firm ein: In die Konzeption der neuen Arbeitswelt auf insgesamt 2.500qm Nutzungsfläche über drei Etagen wurde das gesamte Team integriert. Durch die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Evaluierung der Arbeitsprozesse und Neugestaltung der Raumstrukturen gelang es, ein neuartiges Corporate Interior Design Konzept zu entwickeln, das die Marke HSF in ihrer Innovationskraft räumlich inszeniert. „Ergebnis unseres dynamischen Prozesses ist ein Umbruch etablierter Strukturen innerhalb der Kanzleiwelt“, betont der geschäftsführende Gesellschafter bei CSMM, Malte Tschörtner, der die weitreichenden Change-Management-Maßnahmen federführend umgesetzt hat. „Das Team von HSF sprach sich für flexiblere Teamstrukturen aus, die sich immer neuformieren sollen. Konsequenz dessen ist die Öffnung der Raumplanung für mehr Vielfalt und mehr Transparenz in der Zusammenarbeit.“

Erfolgreiches Change-Management: „Jeder spricht mit, wie das Office aussehen wird.“

Die Kanzleiwelt ist bekannt für ihre auch räumlich definierten hierarchischen Strukturen. Der Auftrag zur Implementierung einer modernen Arbeitswelt durch HSF wurde folgerichtig von einem umfangreichen Change-Management-Prozess begleitet. „Die Einbindung und Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen vor Ort ist von entscheidender Bedeutung, so Stuart Moles Building Services Manager bei HSF „ alle müssen in die Entwicklung des Konzepts einbezogen werden, wenn sie die Änderungen im Arbeitsstil akzeptieren sollen.“ Mit Online-Befragungen und Workshops fungierte das Planungs- und Beratungsunternehmen als zentrale Schnittstelle zwischen den Abteilungen. In einer Reihe von Workshops mit unterschiedlichen Schwerpunkten wurden die Ziele, das Profil der Kanzlei und das Spektrum der Arbeitsanforderungen definiert. „Wir waren von Beginn an überrascht, wie offen HSF dem umfangreichen Erhebungs- und Analyseverfahren gegenüberstand“, betont CSMM-Projektleiterin Katja Heimstädt. „Den kulturellen Wandel innerhalb einer Kanzlei richtig zu interpretieren, gehört definitiv zu den größten Herausforderungen unserer Arbeit, deshalb war es umso wichtiger, frühzeitig den Dialog mit dem Team zu eröffnen. Wir antizipieren, ermutigen und visualisieren. Es ist unsere Aufgabe, die Teams darin zu unterstützen, das neue Bürokonzept zu seinem eigenen zu machen – nur so entsteht wahre Identifikation.“ Über regelmäßige Posts auf einem HSF-internen Sharepoint wurden Fortschritte verfolgt und intern kommuniziert, damit das ganze Team in den Gestaltungsprozess involviert werden konnte. Die aus den Workshops und Gesprächen gewonnenen Erkenntnisse, die in einem von CSMM Inhouse-produzierten Unternehmensvideo festgehalten wurden, bildeten die Basis für die konkrete Planung und Einrichtung der neuen Büroflächen. „Schon vor dem Einzug fanden immer wieder gemeinsame Besichtigungen auf der Baustelle statt, um Erwartungen zu eruieren und Eindrücke zu sammeln“, führt Heimstädt aus. „Mit den neu gestalteten Räumlichkeiten wollten wir nicht nur eine hochwertige und zukunftsweisende Arbeitsumgebung schaffen“, erläutert Stuart Moles weiter. Als Projektleiter bei HSF hat er den Prozess von Anfang an persönlich begleitet. „Es ging uns darum, dass die Kolleg:innen, in offen gestalteten Bereichen ihre Arbeitsprozesse neu definieren können.“