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Open-Plan Rather than Small Units: This is How Open Offices Work
Munich Consultancy firm CSMM explains how Open Offices succeed
Munich, 26th April 2018. If open-plan offices are to function properly in daily working life, companies need to consider many special features. “The open-plan office as a concept is still on an upward trend throughout Germany – regardless of the sector. To ensure that staff like working in an open-plan office, and reap the full benefits of an open working environment, companies must take many factors into account. Sufficient space for every employee, attractive communal areas, acoustic planning, chill-out zones, mobile IT technology and workshops across departments are important in guaranteeing the success of an open-plan office,” explains Timo Brehme, founder and managing director of the consultancy firm CSMM which implements office concepts throughout Germany, and is one of the market-leaders in the field. Below: five expert tips for the success of an open-plan office.
Tipp 1: Mitarbeiter und Betriebsrat ins Boot holen
Vom Einzelbüro ins Großraumbüro ist eine kulturelle 180-Grad-Wende. „Für die Mehrheit der Mitarbeiter ist es ein Schock, ihre eigenen vier Wände aufzugeben“, weiß Brehme. Wir raten, von Beginn an in jeder Abteilung einen Sprecher zu identifizieren und dann gemeinsame Workshops durchzuführen. „Am Ende kann sich nicht jeder seine Büroausstattung aussuchen, aber auf diesem Weg lassen sich Wünsche und der Bedarf besser auf die Mitarbeiter abstimmen“, sagt Brehme. Zudem sollte der Betriebsrat von Anbeginn involviert sein – nicht nur aus Befindlichkeitsgründen, sondern weil der Betriebsrat oft wertvolle Hinweise geben kann.
Tipp 2: Baue um und rede darüber
Die fortlaufende Kommunikation beim Umzug oder Umbau in ein Großraumbüro ist ein Erfolgsfaktor. Ob Newsletter, schwarzes Brett, Besichtigungen anderer Büros: Sollen sich Mitarbeiter aufs neue Großraumbüro freuen, müssen sie informiert werden. „Der Austausch dazu und der Informationsfluss müssen institutionalisiert werden. Über bestimmte Dinge lässt sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt sprechen. Ist der Anlass verpasst, ist es zu spät“, erklärt Brehme. Daher sollten Unternehmen eine Kommunikationskaskade deklinieren.
Tipp 3: Raum statt Enge
Ein Motiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Die Flächenkennwerte bewegen sich laut CSMM von früher 30 Quadratmeter pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 Quadratmeter pro Mitarbeiter.
Brehme: „Das ist mit Blick auf die Digitalisierung nur folgerichtig. Der einzelne Mitarbeiterbe nötigt nicht mehr zig laufende Meter für Ordner und Papier.“ Der Experte warnt jedoch davor, mit Flächenkennwerten von 10 bis 12 Quadratmetern zu arbeiten, wie es aktuell einige Coworking-Anbieter tun. „Im Großraum braucht der einzelne Mitarbeiter dennoch Raum.
Dieser sollte jedoch idealerweise über gut nutzbare Allgemeinflächen bereitgestellt werden“,sagt Brehme. Ob Teeküche, Bars, Meetingräume, kleine Besprecher, Sofaecken oder Telefonnischen: Gibt es ausreichend variable Allgemeinflächen, fühlt sich der einzelne Mitarbeiter in der gesamten offenen Bürowelt wohl. Laut Brehme verschlechtert eine zu hohe Verdichtung die Arbeitsumgebung, die Leistungsfähigkeit und Motivation – und kostet Unternehmen schlimmstenfalls Wertschöpfung und Geld.
Tipp 4: Mobile Technik für alle
Der Großraum lebt von der Flexibilität und vom Austausch der Mitarbeiter. Dies gelingt ideal, wenn die Mitarbeiter nicht durch stationäre Computer und Schnurtelefone an den Schreibtisch gebunden sind. Ausgestattet mit Laptops und Schnurlostelefonen sind Mitarbeiter im gesamten Büro zu Hause und können flexibel Teams und Arbeitsgruppen bilden. Ein funktionierender Serverzugriff zählt ebenso zur technischen Grundvoraussetzung wie die Ausstattung der Sonderflächen mit Systemen zur Videokonferenz. „Wenn die Technik funktioniert, wird sie auch genutzt.“
Tipp 5: Für Ruhe und Regeln sorgen
Mit dem Kollegen an seinem Platz eine halbe Stunde intensiv über ein Projekt sprechen? Geht im Großraumbüro ebenso wenig wie in Konzertlautstärke mit Kunden telefonieren. „Wenn ein Gespräch länger als eine Minute dauert, müssen Mitarbeiter dafür Sonderflächen nutzen. Sonst wird die gesamte Mannschaft abgelenkt“, erläutert Brehme. Er empfiehlt zum Start in Großraumbüros klare Regeln. Dazu gehört auch der Hinweis auf die Telefonlautstärke. Diese lässt sich mit Messgeräten visualisieren und so bewusst drosseln. Das Thema Lautstärke sollte zudem bereits bei der Planung eine Rolle spielen, indem beispielsweise Akustikexperten hinzugezogen werden. Eine weitere Regel bei Großraumbüros ist die „clean desk policy“, nach der Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages ihren Platz aufräumen.
Ausreichend Platz für jeden Mitarbeiter, attraktive Gemeinschaftsflächen, Akustikplanung, Rückzugsorte, mobile IT-Technik und abteilungsübergreifende Workshops sind wichtige Garanten fürs Gelingen eines Großraumbüros
Timo Brehme
Über CSMM (conceptsued° + Modal M)
CSMM versteht sich seit 15 Jahren als Beratungs- und Architekturunternehmen, das sich auf Büroimmobilien und Arbeitswelten im In- und Ausland spezialisiert hat.
Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds. Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.
Die Entstehung der Marke CSMM im Jahr 2018 ist eine konsequente Weiterentwicklung der zuvor getrennt arbeitenden Unternehmen conceptsued gmbh (gegründet 2003) und Modal M GmbH (gegründet 2008). Ziel ist es, die Kompetenzen beider Häuser ganzheitlich anzubieten. Das 50-köpfige, interdisziplinär und international zusammengesetzte Team von CSMM ist spezialisiert auf Büros, Hotels und Gastronomie jeder Größenordnung. Die Geschäftsführung obliegt Sven Bietau, Timo Brehme, Reiner Nowak und Malte Tschörtner. Neben dem Münchner Stammsitz agiert das Unternehmen auch mit Dependancen in Berlin, Frankfurt a.M. und Düsseldorf.
CSMM ist Mitglied des Expertenpools der „Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen – DGNB“ sowie des Zentralen Immobilienausschusses – ZIA „New Ways of Working“. Zudem im Forschungsbereich aktiv kooperiert das Unternehmen mit der Fakultät Architektur an der Ostbayerischen Technischen Hochschule und dem Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung. Darüber hinaus fördert CSMM die „Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung – gif e.V.“ und engagiert sich in der „Stiftung Werte Stipendium“.
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